Đối với cấp xã – cấp chính quyền gần dân, sát dân nhất – việc số hóa hồ sơ không chỉ đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử, mà còn là bước quan trọng để thay đổi cách tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?

Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi các giấy tờ, tài liệu, thông tin trong hồ sơ thủ tục hành chính từ dạng giấy sang dạng điện tử, đồng thời cập nhật, chuẩn hóa và lưu trữ dữ liệu trên các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, giải quyết thủ tục hành chính.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính như giấy chứng nhận, quyết định, văn bản xác nhận, giấy phép hoặc các loại giấy tờ khác sau khi được cơ quan có thẩm quyền giải quyết cũng được tạo lập, ký số, lưu trữ dưới dạng điện tử theo quy định.

Nếu trước đây mỗi lần thực hiện thủ tục hành chính, người dân thường phải chuẩn bị và nộp lại nhiều giấy tờ đã từng cung cấp cho cơ quan nhà nước, thì với dữ liệu được số hóa đầy đủ, những thông tin đã có có thể được khai thác, tái sử dụng trong những lần giao dịch tiếp theo khi đủ điều kiện.

Đây chính là một trong những nền tảng quan trọng để thực hiện mục tiêu “một lần khai báo, nhiều lần sử dụng”, hạn chế việc yêu cầu người dân cung cấp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có.

Số hóa mang lại lợi ích gì cho người dân?

Lợi ích rõ nét nhất của số hóa hồ sơ là giúp người dân giảm thời gian, chi phí và công sức khi thực hiện thủ tục hành chính.

Khi dữ liệu đã được lưu trữ và kết nối trên môi trường điện tử, người dân có thể từng bước giảm việc phải photo, sao chứng thực hoặc mang theo nhiều loại giấy tờ trong quá trình thực hiện thủ tục. Một số thông tin có thể được cơ quan nhà nước khai thác trực tiếp từ các cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin đã được kết nối.

Đối với hồ sơ trực tuyến, người dân có thể gửi thành phần hồ sơ điện tử mà không nhất thiết phải trực tiếp đến cơ quan hành chính ngay từ khâu đầu tiên. Quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ cũng được ghi nhận trên hệ thống, giúp người dân dễ dàng tra cứu tiến độ, theo dõi tình trạng giải quyết và nhận thông báo khi có kết quả.

Việc số hóa còn tạo điều kiện để kết quả giải quyết thủ tục hành chính được lưu giữ lâu dài dưới dạng điện tử. Khi cần sử dụng lại, người dân có thể khai thác kết quả đã có thay vì phải xin cấp lại hoặc nộp lại nhiều lần.

Qua đó, thủ tục hành chính trở nên thuận tiện hơn, giảm đi lại, giảm giấy tờ và nâng cao trải nghiệm của người dân khi giao dịch với cơ quan nhà nước.

Nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan hành chính

Không chỉ mang lại lợi ích cho người dân, số hóa hồ sơ còn giúp cơ quan nhà nước đổi mới phương thức quản lý và nâng cao hiệu quả xử lý công việc.

Hồ sơ điện tử giúp cán bộ, công chức thuận lợi hơn trong việc tra cứu, luân chuyển, xử lý và lưu trữ tài liệu. Thay vì tìm kiếm hồ sơ giấy trong kho lưu trữ, người thực hiện nhiệm vụ có thể truy xuất thông tin trên hệ thống, từ đó rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế nguy cơ thất lạc hồ sơ.

Quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường số còn giúp xác định rõ từng bước xử lý, thời gian thực hiện, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý theo dõi tiến độ, kịp thời phát hiện hồ sơ có nguy cơ chậm hạn và nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức trong thực thi công vụ.

Dữ liệu được số hóa cũng là nguồn thông tin quan trọng để tổng hợp, thống kê, phân tích và phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành. Thay vì phải tổng hợp thủ công từ nhiều sổ sách, cơ quan quản lý có thể khai thác dữ liệu trực tiếp trên hệ thống để đánh giá tình hình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và chất lượng phục vụ người dân.

Số hóa là điều kiện quan trọng để phát triển dịch vụ công trực tuyến

Dịch vụ công trực tuyến chỉ có thể phát huy đầy đủ hiệu quả khi hồ sơ, dữ liệu và kết quả giải quyết thủ tục hành chính được tạo lập, lưu trữ và xử lý trên môi trường điện tử.

Nếu người dân nộp hồ sơ trực tuyến nhưng sau đó cơ quan nhà nước vẫn phải in hồ sơ ra giấy để xử lý, hoặc yêu cầu người dân tiếp tục mang bản giấy đến đối chiếu trong những trường hợp không cần thiết, thì hiệu quả của chuyển đổi số sẽ bị hạn chế.

Vì vậy, số hóa phải được thực hiện đồng bộ trong toàn bộ quy trình: từ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần, luân chuyển xử lý, ký số kết quả, thanh toán trực tuyến cho đến trả kết quả và lưu trữ điện tử.

Khi quy trình được thực hiện xuyên suốt trên môi trường số, người dân có thể thực hiện ngày càng nhiều thủ tục theo phương thức trực tuyến, không phụ thuộc vào thời gian, khoảng cách địa lý và giảm đáng kể số lần phải đến trực tiếp cơ quan hành chính.

Tái sử dụng dữ liệu – giá trị quan trọng của số hóa

Mục tiêu của số hóa không phải chỉ để “lưu hồ sơ trên máy tính”, mà quan trọng hơn là làm cho dữ liệu có thể được khai thác và tái sử dụng.

Ví dụ, một số thông tin cơ bản về công dân đã được xác thực từ cơ sở dữ liệu có thẩm quyền thì khi thực hiện thủ tục tiếp theo, người dân không nên phải kê khai lại toàn bộ từ đầu nếu hệ thống có khả năng khai thác được.

Tương tự, một kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được cấp dưới dạng điện tử, có giá trị pháp lý và còn hiệu lực có thể được tái sử dụng trong những thủ tục khác phù hợp.

Việc tái sử dụng dữ liệu giúp giảm thành phần hồ sơ, hạn chế việc yêu cầu cung cấp lại giấy tờ, đồng thời giảm khối lượng nhập liệu cho cán bộ, công chức.

Đây cũng là bước chuyển quan trọng từ tư duy “quản lý hồ sơ” sang “quản trị dữ liệu” – một đặc trưng của chính quyền số.

Số hóa phải đi đôi với bảo đảm an toàn thông tin

Hồ sơ thủ tục hành chính có thể chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng. Vì vậy, số hóa phải được thực hiện đồng thời với các giải pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Cơ quan nhà nước cần quản lý chặt chẽ tài khoản truy cập, phân quyền đúng trách nhiệm, sử dụng chữ ký số, thực hiện sao lưu dữ liệu và áp dụng các biện pháp kỹ thuật cần thiết để hạn chế nguy cơ mất mát, rò rỉ hoặc sử dụng thông tin sai mục đích.

Cán bộ, công chức trực tiếp xử lý hồ sơ cũng phải nâng cao ý thức bảo mật; không tự ý sao chép, chia sẻ hoặc sử dụng dữ liệu của công dân ngoài phạm vi nhiệm vụ được giao.

Về phía người dân, khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến cần chủ động bảo vệ tài khoản, mật khẩu và mã xác thực; không cung cấp thông tin đăng nhập cho người không rõ danh tính; thận trọng trước các cuộc gọi, tin nhắn hoặc đường dẫn giả mạo cơ quan nhà nước.

Vai trò của người dân trong quá trình số hóa

Để quá trình số hóa hồ sơ đạt hiệu quả, sự phối hợp của người dân là rất quan trọng.

Khi thực hiện thủ tục hành chính, người dân cần cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác; ưu tiên sử dụng các giấy tờ điện tử, tài khoản định danh điện tử và dịch vụ công trực tuyến khi có điều kiện.

Người dân cũng nên chủ động kiểm tra, lưu giữ kết quả điện tử đã được cơ quan có thẩm quyền cấp để thuận lợi sử dụng lại khi thực hiện các thủ tục khác.

Đối với những người chưa quen với công nghệ, có thể đề nghị cán bộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc lực lượng hỗ trợ chuyển đổi số hướng dẫn từng bước trong quá trình nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu kết quả và sử dụng các tiện ích số.

Mỗi người dân tích cực sử dụng dịch vụ công trực tuyến và hồ sơ điện tử chính là đang góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, giảm giấy tờ và xây dựng chính quyền số.

Hướng tới nền hành chính hiện đại, phục vụ Nhân dân

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là công việc đòi hỏi quá trình triển khai lâu dài, đồng bộ và thường xuyên. Đây không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ công nghệ thông tin mà là trách nhiệm chung của từng cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Ở cấp xã, nơi trực tiếp giải quyết nhiều thủ tục gắn với đời sống hằng ngày của người dân, hiệu quả của số hóa càng có ý nghĩa thiết thực.

Mỗi hồ sơ được số hóa đúng quy định, mỗi kết quả được ký số và lưu trữ điện tử, mỗi dữ liệu được tái sử dụng thay cho yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ đều là một bước tiến trong cải cách hành chính.

Thông qua đẩy mạnh số hóa, chính quyền từng bước chuyển từ phương thức làm việc dựa nhiều vào hồ sơ giấy sang phương thức quản lý dựa trên dữ liệu; từ xử lý thủ công sang xử lý trên môi trường điện tử; từ yêu cầu người dân cung cấp thông tin nhiều lần sang chủ động khai thác dữ liệu đã có.

Số hóa hồ sơ không phải là đích đến cuối cùng, mà là nền tảng để xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả và một chính quyền số thực sự lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.